JACQ Documentation

In diesem Kapitel erklären wir Ihnen das “Edit Specimen”-Formular; jenes Fenster, das zur Aufnahme der Daten auf dem Beleg dient. Die einzelnen Begriffe auf dem Formular werden von links nach rechts und von oben nach unten erklärt. Blau unterlegte Felder müssen ausgefüllt werden, damit der Eintrag gespeichert werden kann; bitte befüllen Sie alle anderen Felder abhängig von den Informationen auf dem entsprechenden Beleg.

Bitte berücksichtigen Sie, dass das Herbar, in dem Sie arbeiten, spezielle Regeln bezüglich der Datenaufnahme haben könnte; diese finden Sie hier

Ein Klick auf * öffnet eine Liste der bisherigen Bearbeiter des Datenbankeintrags, und zeigt, wann welche Änderungen am Eintrag vorgenommen wurden

Ein neuer Eintrag wird durch New gekennzeichnet. Eine specimen_ID wird erst generiert, sobald Insert gedrückt wird. Dies erschafft einen neuen Datenbankeintrag; New ändert sich zu 123456 und die Bearbeitung des Eintrags ist nicht länger möglich - klicken Sie auf Edit, um den Eintrag zu bearbeiten. Dabei ändert sich die specimen_ID von gelben Zahlen zu schwarzen Zahlen auf hellgrünem Grund, um auf den Bearbeitungsmodus hinzuweisen. Eventuelle Änderungen werden durch einen Klick auf Update gespeichert.

Ein Klick auf die gelbe specimen_ID öffent ein Formular, in dem die Labels für den aktuellen Beleg gedruckt werden können. Dies ist auch vom Hauptmenü und aus dem “List Specimens”-Menü möglich.

Erlaubt Ihnen, durch die Einträge zu scrollen, die durch eine Suche im list Specimens-Fenster entstanden sind. Die Pfeile sind nur sichtbar, wenn ein bereits existierender Eintrag geöffnet wird und tauchen NICHT direkt nach einem Klick auf Insert oder Update auf.

Dieser Punkt ist eventuell in Ihrer Version der Datenbank nicht vorhanden. Haken Sie diese Box bitte an, falls Ihr beleg für die “African Plants Initiative” relevant ist.

Wird angehakt, sobald ein Fotos des Belegs gemacht wurde. Ein Klick auf den gelben Dig.Image-Button öffent das zum Beleg gehörigen Bild in einem neuen Browserfenster.

(= Digital image observation). Wird angehakt, wenn der Eintrag nur auf einer Feldbeobachtung mit einem Foto beruht; Taxon, Locality etc. werden ausgefüllt wie bei der Eingabe eines normalen Herbarbelegs.

Wird nur nach dem Abschlusscheck von sowohl Datenbankeintrag als auch dazugehörigem Scan angehakt.

Ein Häkchen hier bestimmt, ob der Eintrag über das öffentliche Portal des Virtuellen Herbars (The Virtual Herbarium) abrufbar ist.

Hier können Sie die Institution, zu der der Beleg gehört, aus einem Drop-Down-Menü auswählen (z.B. “W” for “Naturhistorisches Museum Wien”)

Die gestempelte, fortlaufende, eindeutige Nummer des Belegs, normalerweise in der rechten oberen Ecke zu finden.

Bitte beachten: Diese Nummer MUSS sich auf dem Beleg befinden; sollte sie fehlen, muss er vor der Eingane boch gestempelt werden. Die Herbarnummer ist wichtig, um den Datenbankeintrag mit den dazugehörigen Scans zu verbinden. Vergewissern Sie sich bitte, dass sich diese Nummer am Beleg befindet und Sie sie korrekt übertragen haben.

Bitte beachten: Sollten sich auch noch andere Zeichen außer arabischen Nummern in der Herbarnummer des Belegs befinden, vermerken Sie dies bitte im Feld Annotations.

Wählen Sie die Sammlung, zu der der Beleg gehört. Sollte der Beleg zu mehr als einer Sammlung gehören, wählen Sie die älteste aus und vermerken die anderen im Feld Annotations.

Wird für ausgelaufene Herbarnummern spezieller Sammlungen verwendet, die sich bereits auf dem Beleg befunden haben, bevor er mit dem aktuellen Herbarstempel akquiriert wurde; in W betrifft dies beispielsweise sämtliche Belege der Reichenbach'schen Orchideensammlung (Collection: W-Rchb.Orch.). Used for the old herbarium numbers of special collections that were previously on the specimen, before the current herbarium stamp was added; e.g. in W, the orchid collection of Reichenbach (Collection: W-Rchb.Orch.)

Bitte beachten: Sollten sich auch noch andere Zeichen außer arabischen Nummern in der alten Herbarnummer des Belegs befinden, vermerken Sie dies bitte im Feld Annotations.

Dieser Button öffnet ein neues Fenster, in dem Sie die Datenbankeinträge von Belegen, die zueinander gehören, miteinander verlinken können. Diese Verlinkung ist notwendig, falls…

• Ein Beleg in mehrere Belege geteilt wurde,
• Ein Beleg aufgrund der Menge an Material auf mehrere Bögen gespannt wurde (Bogen 1/ 3, 2/ 3 and 3/ 3)
• Zusätzliche Zeichnungen vorhanden sind, die den Beleg oder Teile davon darstellen. (=delineatio typi)

Nur für Typusbelege relevant, wird für alle anderen Belege leer gelassen. Der entsprechende Typusstatus kann aus einem Drop-Down-Menü ausgewählt werden - bitte beachten Sie, dass es derselbe sein muss, der auf dem Beleg sebst ausgewiesen ist. Wählen Sie dabei die jeweils jüngste Typisierung aus.

Das T kann angeklickt werden und öffnet das Typisierungsfenster. Mehr Information dazu finden Sie hier.

Fügen Sie hier Annotationen wie aff. (affinis=nahe an), agg. (aggregate=komplex), cf. (confer=es ist möglicherweise), s. str. (sensu stricto=in engerem Sinn) or s. l. (sensu lato=in weiterem Sinne) nach dem Taxon auf dem label ein.

Für ursprünglich in einem Garten kultiviertes Material, etwa “HBV”

Informationen über den “voucher status” (Karyologische Untersuchungen etc.). Bitte wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü aus; neue Einträge können über einen Klick auf Voucher getätigt werden.

Der aktuelle Name der Pflanze (inklusive Autor); nach Eintippen der ersten paar Buchstaben können Sie bereits aus einem Drop-Down-Menü auswählen. Am einfachsten, ist es, wenn Sie bei der Genus und Spezies verwenden, etwa “car hir”.

Taxa, die vor einem roten Hintergrund gezeigt werden, sind nicht akzeptiert und dürfen nur ausgewählt werden, wenn das Herbar, in dem Sie arbeiten, die Belege unter dem entsprechenden Basionym ablegt (wie etwa in WU oder W Krypro). Bitte wählen Sie NIEMALS einen rot hinterlegten Namen aus, wenn die Belege in Ihrem Herbar unter aktuellem Namen abgelegt werden, wie etwa in W.

Spezialfall: Hybriden:
Gattungs- oder Arthybriden werden durch das Multiplizierungszeichen X gekennzeichnet. Bitte beachten Sie diesbezüglich das Taxonomy Manual

Det(erminavit): Die Person, die die Pflanze bestimmt hat; Rev(isio): Eine erneute oder wiederholte Bestimmung Conf(irmavit): Die Person, die die Bestimmung bestätigt hat, also mit der vorherigen Bestimmung übereinstimmt. Bitte geben Sie die Daten der letzten det., rev. or conf. hier möglichst exact ein, beispielsweise “A. B. Nachname (XX) YYYY-MM-DD”, wobei XX das Standardakronym für das Herbarium ist, in dem die entsprechende Person arbeitet, etwa “WU”. Das Standardakronym der einzelnen Institutionen finden Sie im “Index Herbariorum”.

Als Beispiel: H. Rainer (W) 2013-03-12

Sollte die Person, die die Bestimmung vorgenommen hat, unbekannt sein, benutzen Sie bitte “Anonymus”. Sollten Sie den Namen des Bestimmers nicht lesen können, benutzen Sie “Unclear”.

Spezialfall: Typusmaterial: Wenn der ursprüngliche Name inklusive Autor angegeben ist und kein ausdrücklicher Bestimmer für den Beleg genannt ist, können Sie davo ausgehen, dass der Autor des Namens auch der Bestimmer ist.

Bitte geben Sie die Bestimmungen in ihrer chronologischen Reihenfolge ein, beginnend mit der ältesten (ursprünglichen) anhand der Bestimmungslabels am Beleg. Tragen Sie hier bitte keine Autorennamen ein und ignorieren Sie Labels ohne neue Bestimmung (etwa Typifizierungslabels)

Der letzte Bestimmer in der identification history sollte derselbe sein, der auch in Det/Rev/Conf. eingegeben wurde, gefolgt von demselben Namen wie dem im Taxon-Feld. Die einzige Ausnahme sind hier Typusbelege in Herbarien, in denen das Basionym im Taxon-Feld eingegeben wird, etwa WU oder W Krypto. Bitte benutzen sie am Ende des Eintrags in die identification history keine Satzzeichen!

Syntax der identification history:

Nur für Typusbelege relevant - wird in allen anderen Fällen leer gelassen.

Der Typifizierer ist die Person, die den Beleg als erstes mit dem akkuraten Status typifiziert hat - Label, die einen frühere bereits ausgewiesenen Status bestätigen, werden nicht berücksichtigt. Wenn nur der Taxon-Name und spec. nov. vermerkt ist, tragen Sie den Autor des Namens als Typifizierer ein; beispielsweise A. Nachname (XX) YYYY-MM-DD. Sollte der Typifizierer unbekannt sein, verwenden Sie “Anonymus”; sollten Sie den Namen nicht lesen können, verwenden Sie “unclear”.

Nur für Exsiccaten-Serien relevant - wählen Sie die entsprechende aus dem Drop-Down-Menü aus. Echte Exsiccaten-Serien sind of weit verbreitete Sammlungen, mit gedruckten labels (einige alte gedruckte labels könnne wie handgeschrieben aussehen), üblicherweise mit einer Seriennummer und mit “Flora exsiccate” oder einem ähnlichen Ausdruck im Titel.

Neue Serien lassen sich durch einen Druck auf den gelben Series-Knopf hinzufügen. Bitte fügen Sie KEINESFALLS neue Serien hinzu, wenn Sie kein erfahrener Benutzer des Systems sind!

Die Seriennummer der Exsiccatenserie. Fügen Sie hier nur arabische Zahlen ein; manchmal gibt es zusätzlich auch noch eine Sammlernummer - siehe weiter unten.

Sollten mehr als ein Sammler auf dem Label angegeben sein, tragen Sie hier nur den ersten ein. Tippen Sie den Familiennamen des Sammlers ein und wählen Sie den korrekten aus der Drop-Down-Liste aus.

Eintragen neuer Namen als Erstsammler: Bitte tun Sie dies erst, wenn sie vollkommen sicher sind, dass der Sammler in der bisherigen Liste noch nicht existiert! Klicken Sie auf First Collector, um das edit Collector-Fenster zu öffnen:

Tragen Sie hier den Namen des Sammlers (Familienname, Komma, Initialen mit Punkten - OHNE Leerzeichen!); Wenn der Vorname unbekannt ist, tragen Sie nur den Nachnamen ein. Im zweiten Feld geben Sie bitte die HuH-Nummer des Sammlers ein: The Harvard University Herbaria Klicken Sie nun auf Insert, um den Eintrag zu speichern. Sie können ihn nun aus der Drop-Down-Liste wie zuvor beschrieben auswählen.

Bitte beachten: Seien Sie vorsichtig beim Eintragen neuer Sammlernamen - dieser Schritt kann NICHT korrigiert werden!

Die Sammlungsnummer, die der Sammler dem Beleg verliehen hat. Tragen Sie hier nur arabische Ziffern ein; für alles andere nutzen Sie bitte das Feld Alt.Nr.. Sollte der Beleg keine Sammlernummer haben, tragen Sie bitte s. n. (sine numero) in das Feld Alt.Nr. ein.

(= alternative Number) Geben Sie hier die vollständige Sammlungsnummer mit Satzzeichen ein, wenn sie nicht ausschließlich aus arabischen Ziffern besteht, beispielsweise 3857a: 3857→NUMBER, a→ALT.NR.; sollte der Beleg mehrere Sammlernummern haben, tragen sie alle außer der ersten hier ein, andernfalls lassen Sie das Feld leer. Sollte der Beleg keine Sammlernummer haben, tragen Sie hier s. n. (sine numero) ein.

Das Sammlungsdatum. Format: YYYY-MM-DD oder YYYY-MM oder YYYY; fehlende Jahre oder unlesbare Daten können mit ”#” ersetzt werden, beispielsweise 18##-06-06 oder 18## oder 189#. Tragen Sie “s.d.” (sine dato) ein, sollte sich kein Datum am Beleg befinden.

Hier tragen Sie eventuelle zusätzliche Sammler zum Erstsammler in der Reihenfolge ein, in der sie auch auf dem Label erscheinen; wählen Sie dabei aus dem Drop-Down-Menü aus. Additional collectors to the first collector; enter in the same order as on the label, choose from the drop-down list.

Eintragen neuer Namen als Additional Collectors: Bitte tun Sie dies erst, wenn sie vollkommen sicher sind, dass der Sammler in der bisherigen Liste noch nicht existiert! Klicken Sie auf Add.Collector(s), um das edit Collector 2-Fenster zu öffnen:

Tragen Sie hier den Namen der zusätzlichen Sammler (Familienname, Komma, Initialen mit Punkten - OHNE Leerzeichen!) ein, sie werden verbunden mit “,” und “&”, zum Bespiel: Müller,K.H., Meier,S.H. & Kugler,K.L. Klicken Sie nun auf Insert, um den Eintrag zu speichern. Sie können ihn nun aus der Drop-Down-Liste wie zuvor beschrieben auswählen.

Bitte beachten: Seien Sie vorsichtig beim Eintragen neuer Sammlernamen - dieser Schritt kann NICHT korrigiert werden!

Tragen Sie den Ländernamen bitte nur ein, wenn Sie sicher sind; wählen Sie aus der Drop-Down-Liste. Für historische Belege vergleichen Sie bitte die damaligen Grenzen und Staaten mit den heutigen und wählen Sie den Standort nach heutiger politischer Zugehörigkeit aus.

Im Province-feld können Sie den jeweiligen Bundesstaat aus einer Drop-Down-Liste auswählen; bitte tun Sie das nur, wenn Sie sich sicher sind.

Enter the name of the locality as exact as possible. When clicking on geonames a new window opens which allows to find and choose the correct locality. Selecting one by clicking use this will automatically enter the coordinates of the chosen locality into the Lat and Lon fields.

If you do not find the desired location in the drop down menu, exit the geonames service and delete your entry in the geonames field.

Height above sea level (elevation) in meters (only digits, no full stops, commas, letters etc.); if the altitude is given as an interval, use both fields. If the original altitude is given in feet (', Fuß, ped), convert it to meters (1m = 3.28')

The quadrant number, used e.g. in floristic inventories, consists of a four- digit number (the grid number), followed by a single-digit (the quadrant number, which divides each grid cell into four fields). After entering both numbers you can click on °→ and the coordinates for the quadrant will automatically be entered in the fields Lat./Lon; use this only when more precise coordinates are not available.

Latitude and longitude (GPS-data), entered as degrees (°), minutes ('), seconds (''); only seconds may be rounded; convert decimal fractions if needed. For more inforamtion on this please refer to this page

In the Exactn.(M) field you can specify exactness of measurement of latitude and longitude, if given, e.g. “500m”.

The collecting locality as written on the collector's original label, including country, province, altitude etc. (if given). The locality should be written as on the label, including with old spelling and special characters, e.g., ä, ö, é. If needed, add current names/spellings within square brackets [ ]. If parts of the text are illegible, indicate these passages with […]; for unclear transcriptions [?], e.g., Fluss[…]e or Flufgufer [?]; Comments are entered in square brackets [ ].

Enter “sine loco” if no locality is given.

Special case - Type material: May be complemented by using literature; enter “[protologue]” or reference (abbreviated), including year and page(s), e.g.: “Drège (1843) - Flora 26: 149”. You may also use information from other specimens with exactly the same collection number and more exact information on the original label. In this case leave a note in the annotations.

= biotope, “ecology”, substrate, surrounding vegetation; for epiphytes (plants growing on other plants, e.g. lichens) the phorophyte (the plant it is growing on) is given. E.g., riparian forest, Quercus-Caprinus-forest, dry slopes, swampy meadows, limestone, clay marl, collected together with XY, etc. If part of locality (if it is not possible to separate habitat information from the locality information) copy the habitat information.

The appearance of the plant, the growth form, shape/color of flowers etc.; e.g. long awns, runners, flowers yellow. It is not necessary to enter extensive (and often hand written) descriptions of the plants; just add a note in the Annotations field like: ”[decription on label].

Written in chronological order, consisting of separate notes or different labels in an extra paragraph, additional information on the collector and other notes on the specimen from the label(s), which cannot be entered in other fields (if possible indicate date and person); your own annotations [in square brackets]; complementary information on e.g., illegible collector names (additional information, if “unclear” was entered in First Collector, you may use “#”, but never “?”, as it cannot be searched for); transfers and acquisitions from other herbaria/ collections; specimen stamps or labels that cannot be chosen from the drop-down list at Collection; locality of duplicates at other herbaria (use the standard herbarium acronyms found at Index Herbariorum: e.g. “ex E”.

Go back to main menu for specimen search, deletes entries if not saved.

Reset will go back to the original state of the entry, and new entries you have just entered will not be saved.

Insert and save the newly created specimen entry; New will change to a new specimen_ID; Insert and Insert&New will disappear, Edit and New&Copy will appear.

Insert&Copy will insert the newly created specimen entry into the database and additionally copy this entry to use it as a new specimen entry. Insert&New will insert the entry and open an empty data entry sheet.

Start editing again, the input mode is indicated by 123456, changes will be saved by clicking on Update.

Create a copy of this entry to use it as a new specimen entry.

Wenn Sie einen neuen Herbarbeleg in die Datenbank eingeben wollen, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Sie klicken New Entry an, für das Öffnen einer leeren Eingabemaske
• Sie suchen unter den bisher eingebenen Datensätzen nach einer möglichst ähnlichen Vorlage, kopieren den Datensatz und ändern die Angaben gemäß dem vorliegenden Herbarbeleg.

Bei der Suche nach bereits vorhandenen Datensätzen besteht die Möglichkeit, nach Institutionen, Kontinenten, Regionen über eine Dropdown-Liste oder direkt über die Eingabe der Suchkriterien in den Feldern zu bspw. Taxon oder Collector zu suchen.

Es kann auch nur nach Wortteilen gesucht werden, Platzhalter wie % oder * sind dafür allerdings nicht erforderlich.

Anmerkung: Über das Anklicken des gelben Institution Schriftzuges ist ein Wechsel zur Suche nach Belegen innerhalb einer bestimmten Sammlung einer Institution möglich. Der Schriftzug Institution wird dabei zu Collection.

Anmerkung: Bevor Sie einen neuen Herbarbeleg eingeben, überprüfen Sie bitte, dass dieser nicht bereits in der Datenbank vorhanden ist.
Dies erfolgt am Besten mit der Suche nach dem Taxon (bzw. die ersten paar Buchstaben des Taxons, um möglichen Tippfehlern vorzubeugen), der Herbar-Nummer, dem Sammler, etc.

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, einen Herbarbeleg ohne Vorlage einzugeben, öffnen Sie zuerst eine neue, leere Eingabemaske, indem Sie im Suchmenü auf New Entry klicken.

Folgendes Fenster öffnet sich:

Als Beispiel verwenden wir den folgenden Herbarbeleg:

Die Informationen des Herbarbogens sollen wie folgend in die entsprechenden Datenbankfenster eingegeben werden:

Die Eingaben im Datenbankfenster sehen dabei so aus:

Für eine genaue Erkärung der einzelnen Felder, lesen sie bitte den Abschnitt Datensatz bearbeiten
Um sich Beispiele anzusehen, lesen Sie bitte hier nach: Beispiele.[Link!]

Wieder verwenden wir folgenden Herbarbeleg als Beispiel:

Oft ist es einfacher, einen bereits existierenden Datensatz zu kopieren und danach zu modifizieren. Dazu suchen Sie im Suchfenster zuerst nach einem bereits eingegebenen Datensatz (dabei idealerweise mit einem oder zwei Suchkriterien beginnen).

Das Eintippen von „schneeweiss“ in das Collector Feld, „carex“ in das Taxon Feld, „georgia“ in das Country Feld und anschließendem Anklicken von Search ergibt folgendes Ergebnis:

Da das zweite Ergebnis (Carex rupestris, gesammelt von Schneeweiss et al. 2002 in Georgien) unserem Beispielbeleg am ähnlichsten ist, wählen wir es aus, indem wir in der „Taxon“ Spalte auf den Namen Carex rupestris (in gelb) klicken und somit diesen Datensatz öffnen.

Um den Datensatz kopieren und die im Anschluss modifizieren zu können, bitte auf New&Copy, rechts unten im Bild klicken.

Als Hinweis darauf, dass es nun möglich ist, einen neuen Herbarbeleg einzugeben (einen neuen Datensatz anzulegen, ohne dabei den ursprünglichen Beleg zu ändern), ändert sich die specimen_ID (in der oberen linken Ecke) von 33226 auf New.

Die Informationen des Herbarbogens sollen wie folgend in die entsprechenden Datenbankfenster eingegeben werden:

Nach dem Klicken von Insert [ganz unten, in der Mitte] wird ein neuer Datenbankeintrag erstellt:

Herbarium W

W: HerbarNr.
= Acquisitionsnummer (Nummer, die für einen Herbarbogen vergeben wird, wenn er in den Bestand der Sammlung aufgenommen wird)
In Herbar des NHM Wien (W) gibt es dabei zwei Möglichkeiten:

• 11-stellige Nummer: bspw. Acqu 1960 Nr 1234 [=1234. Herbarbogen, welcher im Jahr 1960 acquieriert wurde] soll eingetragen werden als: 1960-0001234 [4 Stellen + 7 Stellen]
  
• 7-stellige Nummer: besonders häufig bei erst kürzlich gestempelten Herbarbögen, z.B.: 0001234. In diesem Fall wird die Nummer ohne das Ergänzen von Nullen, genauso wie auf dem Herbarbogen angegeben, in die Datenbank eingetragen.
  

Der Arbeitsablauf in W sieht vor, dass in jedem Fall eine Acquisitionsnummer vorhanden sein muss, um den Herbarbeleg in weiterer Folge in die Datenbank einzutragen.

W: Collection
W ist die allgemeine Abkürzung für die Sammlung am Naturhistorischen Museum in Wien. Im Falle einer anderen Sammlung ist dies entweder handschriftlich oder mittels Stempel vermerkt.
Wenn mehrere Sammlungen vermerkt sind, ist die älteste auszuwählen und die anderen sind in die annotations (Annotations Feld) zu schreiben.

W: Links
In manchen Fällen sind mehrere Sammlungen auf einem Bogen gespannt. Wenn diese zu verschiedenen Taxa gehören, werden sie abgenommen und auf verschiedene Bögen neu gespannt. Wenn die Sammlungen zum selben Taxon gehören, verbleiben sie auf diesem Herbarbogen, allerdings werden dazu zwei Einträge in der Datenbank erstellt.
Diese werden dann beispielsweise unter der Acquisitionsnummer 1234567A und 1234567B eingegeben und miteinander verknüpft.

W: Taxon
Der Herbarbogen ist immer unter dem aktuellesten [auch hier: richtig vs. hilfreich] Namen in die Datenbank einzutragen.
Wenn der aktuelle Name sich auf der Mappe, nicht aber auf dem Beleg selbst befindet, so ist ein Bestimmungslabel am Herbogen aufzubringen, z.B.: Anonymous: Potamogeton crispus L.

W-Krypt: Ident: Hist.
Wenn ein Herbarbogen nicht revidiert wurde oder die letzte Revision nicht den akzeptierten Namen enthält (z.B. nicht mit dem acc. taxon auf Tropicos übereinstimmt), sind eckige Klammern „[]“ zu verwenden, um notwendige Informationen zu komplementieren. Die Autorennamen und das Datum sind der jeweiligen Publikation zu entnehmen.
Z.B.: Orig.: Bryum beanitzii; [M. F. V. Corley et al. 1982: Bryum pallescens].
Entlehnungen werden ebenso hier eingetragen: [ON LOAN: loan number], bspw. [ON LOAN: 04aK/12]

tbd

For working with the iXR/Credo setup there is no need for switching off any light and warming up flash-lights as in contrary to Pentacon Setup.

Note: Immer im Google-Kalender eintragen wer wann scannen wird oder auch gescannt hat!!!

!! important notice: please do not personalize setting of the software !!

Note: Ensure that the camera power supply is turned off before proceding!

1) Day-to-day workflow

• start computer and camera (see computer-startup and camera-startup) - letzte verwendete Session wird geöffnet
• neue Session starten - Benennung mit Tagesdatum _01 oder _02 für Vormittag/Nachmittag bzw. Wechsel (Bsp: YYMMDD_01) - alte Session wird automatisch geschlossen
• Arbeitsfläche Stand_1 einstellen (select from Menu: “Fenster / Arbeitsfläche / Stand_1”)
• [KameraZähler] aus Formatzeile löschen
• Bild von Schärfekeil aufnehmen - Überprüfung mit Blende 4 - Belichtung im Programm verringern (Punkt auf 3,5 muss scharf sein!) - Belichtung auf Null stellen und Blende zurückstellen (22)!!!
• LCC-Profil erstellen (Benennung YYMMDD, siehe LCC-profile) und Weißabgleich setzen - 1x pro Tag!
• Bilder aufnehmen
• Am Ende der Sitzung checken ob die Benennung den Regeln entspricht (keine Leerzeichen,… siehe Filenaming conventions)
• LCC, Schärfe und Klarheit (Voreinstellung für Schärfe und Klarheit “Stand_1” - Werte siehe Annotations) auf alle Bilder übernehmen (markieren und einstellen) - kann bei vielen Bildern verzögert sein, immer warten bis Stand_1 orange unterlegt ist vor dem Klicken!!!
• Alle gewünschten Bilder markieren und entwickeln (siehe Entwickeln)

2) Computer startup:

• Start computer
• Wait until startup and login are completed.
• Check if Credo80 databack is visible in systemtray.
  • if not check the camera status light,
    • if this is off, turn on databack by clicking the switch-on button.
    • if status light is still off, check the battery and replace it if necessary!

3) Camera startup:

• Switch on power supply. (This releases one flash and) the camera shutter can be heard.
• Wait ten seconds until the system is completely started
• Start CaptureOne software
• Databack quits with a beep and the camera is available from the software (status light changes from blinking to permanent)
• (Activate the camera via software to produce a testshot/picture)

4) Camera activation

• Open the CaptureOne program
• Check if the camera is active:
  • If the camera is attached and recognized correctly you'll hear a short beep.
  • In the Windows command line the symbol for connected USB device is on and shows “Leaf Credo 80” as connected.
  • In the CaptureOne program click the camera symbol and check the state of connection.

• If the camera is inactive:
  • Check the USB cable connection.
  • Check the battery of the camera.
  • Check if the camera is in standby mode:

## * Release camera manually to wake up from standby mode. ##

• If this is without result, turn back on digital release. The connection should now be established but no release of flashlights possible (the green status light on the camera body is blinking).
• Switch of power line for 20 seconds. After turning on the power again you should see a flash and the green status light on the camera should be on (not blinking). Release from the CaptureOne software should now be possible.

5) Schärfe einstellen

Note: nur machen wenn das Bild unscharf ist!

• Schärfekeil aufstellen
• Blende ganz aufmachen (Blende 4)!!!
• Livebild einschalten (Kamerasymbol)
• Objektivring drehen (Bild wird unscharf) und dann langsam und vorsichtig in die Gegenrichtung drehen um sich an die richtige Schärfe anzunähern (Kontrolle über Livebild - kurze Verzögerung!!!)
• Schärfeeinstellung auf 3,5
• Blende zurück auf 22 und Kontrollbild machen

6) LCC profile

Note: this step has to be taken every day!

• Vorbedingungen (kein Beleg! keine Bearbeitung vorhanden)
• Blitz auf 10 erhöhen
• Opalscheibe vor Objektiv halten und auslösen
• select from Menu “Objektiv” - “LCC” - “LCC erstellen” - beide Punkte anklicken - “Erstelle” - warten bis fertig ist
• mit Pipettentool Weißabgleich setzen, dazu in das Bild klicken
• LCC-Profil speichern - im Menü Voreinstellungen “Benutzereinstellungen sichern…” (Format YYMMDD)
• Blitz zurück auf 8,7 stellen
• ein Photo zur Blitzentladung machen

7) Taking pictures

• search for the specimen in the database and copy the specimen number
• insert the number into the “Name”-field in the camera program (filenaming conventions!)
• prepare the specimen for scanning (place it on the table and add the targets)
• press the camera-symbol in the programm to release the camera and flashes
• wait for the picture to check if everything is ok
• mark the specimen as processed and put it away

8) Entwickeln

Note: Aktivierung von Stapelverarbeitung (links oben)!

• Menüpunkt “Ausgabe” (Zahnradsymbol links)
  • Verarbeitungsvorgaben: Format “TIFF” “8bit”
  • Ausgabeort: “Output”
• Klick auf “Verarbeiten”
• Warten (bis zu 10sek pro Bild?) - Zahnradsymbole auf Bildern ändern Farbe von orange nach grau

9) Screen calibration:

Note: this step is taken automatically every second week on Monday.

Manual calibration (if necessary):

• Open “ColorNavigator 6” on the desktop.
• Select “100cd 5800K 2,20”, which is the top entry of “Targets”.
• Click on “Adjust”.
• Check Measurement Device “CG277 Built-in(21895034)” - this is the name of the screen.
• Click on “Next”.
• Click on “Proceed”. The calibration process starts releasing the sensor in the lower left section of the monitor. The whole process lasts about 3-4 minutes.
• Wait until the sensor is back in its cover and the software switches back to target selection page.
• The lower right buttons turns to “Finish”. Click it.
• The software switches back to start screen, the lower right buttons turns to “Quit”.

screen shots

10) Annotations and troubleshooting

• check der Grundeinstellungen
  • Blende 22
  • Belichtung 1/125
  • Blitz 8,7
  • Proof Profil “AdobeRGB (1998)”
• check Schärfung - Voreinstellung “Stand_1”
  • Stärke 295
  • Radius 0,9
  • Schwellenwert 1,0
• check Klarheit - Voreinstellung “Stand_1”
  • Methode “Durchschlag”
  • Klarheit -7
  • Struktur 36
• Beleg mit mehreren Datenbankeinträgen (A,B,C,…) kann in Explorer kopiert und umbenannt werden - Achtung es wird Originalbild kopiert (Geraderichten und Ausschneiden fehlt!) - Kontrolle in Software ob Name übernommen! (kann aber auch einfach sooft photographiert werden wie notwendig und dann den Namen anpassen)
• Positionierung großer Belege funktioniert gut über Livebild-Einstellung (auf Blende 4 gehen - vor Bildaufnahme wieder zurück auf 22 stellen!!!)
• Meldung über zu wenig Speicherplatz: bitte Festplatte freiräumen (lassen) - wenn Probleme beim Photographieren auftreten → Programm schließen und erneut öffnen (alte Sitzung wird wieder geöffnet) und dann normal weiter Photos machen

• close software - databack quits with a beep.
• shut down the computer.
• shut down power supply.
• go home.